A A A

Prowadzenie rejestrów, ewidencji i archiwów oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych.


Miejski Ośrodek Kultury nie prowadzi rejestrów i ewidencji sensu stricte, których zawartość jest z mocy prawa udostępniania na zewnątrz. Prowadzone są natomiast następujące rejestry, ewidencje i archiwa (z wyłączeniem danych księgowych i kadrowych).

  • rejestr umów zawieranych przez MOK niezależnie od ich charakteru (umowy o dzieło, umowy zlecenia, inne) i niezależnie od rodzaju podmiotu, z którym zawierana jest umowa (osoby fizyczne, prawne, instytucje, stowarzyszenia, spółki prawa handlowego, inne). W rejestrze tym odnotowane są również wszystkie umowy zawierane w wyniku rozstrzygnięcia procedur przetargowych organizowanych i prowadzonych przez MOK. Częścią tego rejestru jest dokumentacja prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, których udostępnianie regulowane jest przez przepisy ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych. Wspomnieć należy, że z mocy prawa istnieją pewne ograniczenia jawności dokumentów (w tym przypadku dokumentacji przetargowej), o czym jest mowa w art. 5 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (chodzi tu o art. 25 ust. 2, ust. 2a i art. 27 ustawy o zamówieniach publicznych).

 

  • sprawozdania z prowadzonej działalności kulturalnej: opracowuje je Dział Organizacji Imprez MOK. Są one przedstawiane Wydziałowi Kultury, Sportu i Turystyki, a za jego pośrednictwem Prezydentowi Miasta - Organizatorowi naszej instytucji. Dane w nich zawarte udostępniane są zainteresowanym osobom bezpośrednio w Dziale Organizacji Imprez, ewentualnie za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksu.

 

  • książka kontroli zewnętrznych: służy ona wyłącznie do odnotowania faktu kontroli prowadzonej w MOK (jej zakresu przedmiotowego, nazwy jednostki kontrolującej, danych kontrolerów, czasu kontroli).

 

  • rejestr skarg i wniosków, a także rejestr wniosków i interpelacji radnych Rady Miejskiej wraz z całością dokumentacji (pisma kierowane do MOK oraz odpowiedzi na te pisma). Zainteresowane osoby mogą zapoznać się z nimi w siedzibie MOK.

 

  • archiwum zakładowe: po zakończeniu roku kalendarzowego wszystkie pisma sprzed dwóch lat (przykładowo: w 2012 r. będą to pisma z 2010 r.) są segregowane zgodnie z rzeczowym wykazem akt, zszywane sznurkiem, umieszczone w tekturowych pudełkach zawierających opis zawartości i protokolarnie zdawane do archiwum. W razie potrzeby wglądu do dokumentów znajdujących się w archiwum osoby nie będące pracownikami MOK mogą za zgodą Dyrektora, na pisemny bądź ustny wniosek przeglądać archiwalne dokumenty w siedzibie MOK, z wyłączeniem dokumentów, których udostępniania zabraniają przepisy prawa (np. ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2010 r. nr 182, poz. 1228 z późn. zmian.), ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz.U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zmian.).
TYTUŁ DOKUMENTU: Rejestry, ewidencje, archiwa
UTWORZENIE: Ewa Kowalczyk-Lecibil DATA: 31-01-2013 KOMENTARZ: Utworzenie dokumentu
PUBLIKACJA: Ewa Kowalczyk-LecibilDATA: 31-01-2013KOMENTARZ: Publikacja dokumentu
MODYFIKACJA: Ewa Kowalczyk-LecibilDATA: 07-09-2016KOMENTARZ: Modyfikacja dokumentu
MODYFIKACJA: Ewa Kowalczyk-LecibilDATA: 07-09-2016KOMENTARZ: Modyfikacja dokumentu